Pivot table là gì? Cách sử dụng Pivot table thống kê, báo cáo

Thanh Hoàng01/11

PivotTable là một tính năng tiện lợi dùng để báo cáo trong Excel. Nhưng vẫn còn rất nhiều thắc mắc về cách sử dụng PivotTable. Vậy nên hôm nay Thế Giới Di Động sẽ giúp bạn tìm hiểu về PivotTable một cách chi tiết nhất.

Bài viết hướng dẫn được thực thi trên máy tính với phiên bản Excel 2013, ngoài những cũng hoàn toàn có thể triển khai trên những phiên bản Excel 2003, 2007, 2010, năm nay với thao tác tương tự như .

I. Pivot table là gì và lợi ích của việc sử dụng Pivot table

Pivot table là một trong những công cụ thống kê dữ liệu mạnh mẽ trong Excel, đặc biệt hiệu quả khi bạn cần thống kê nhanh để báo cáo với những lợi ích vượt trội như:

  • Thống kê dữ liệu siêu tốc.
  • Thao tác đơn giản, dễ sử dụng.
  • Kiểm soát được dữ liệu một cách chi tiết nhất.

II. Hướng dẫn cách sử dụng Pivot table trong Excel

1. Sử dụng PivotTable để thống kê dữ liệu

Lệnh PivotTable này chỉ hoàn toàn có thể giúp bạn thống kê những tài liệu bạn đưa vào từ bắt đầu, ngoài những sẽ không update thêm nếu bạn chỉnh sửa hoặc thêm tài liệu vào vùng tài liệu khởi đầu .

Bước 1: Mở thẻ Insert > Chọn PivotTable

Chọn PivotTableChọn PivotTable

Bước 2: Hộp thoại Create PivotTable hiện ra

Trong đó:

Ở phần Choose the data that you want to analyze ta chọn Select a table or range

  • Table/Range: là các dữ liệu bạn muốn thống kê
  • Use an external data source: sử dụng các dữ liệu bên ngoài (thường ít sử dụng do việc thống kê chủ yếu lấy dữ liệu từ bên trong trang tính của Excel)

Ở phần choose where you want the PivotTable report to be placed chọn Existing Worksheet

  • New Worksheet: nếu chọn phần này thì PivotTable sẽ xuất hiện ở 1 trang tính mới.
  • Existing Worksheet: Sẽ xuất dữ liệu ở trang tính bạn đang sử dụng.
  • Location: chọn vị trí mà bạn muốn tạo bảng PivotTable.

Sau đó nhấn OK

Sau đó nhấn OK

Sau đó nhấn OKThao tác theo những bước sau đó nhấn OK .

Bước 3: Sau đó bạn hãy đổi giao diện thành kiểu cơ bản bằng cách nhấn chuột phải vào vùng dữ liệu của Pivottable > Chọn PivotTable Options…

Mẹo: Cách này có thể giúp bạn thao tác đơn giản hơn trên PivotTable, bạn chỉ cần kéo dữ liệu bạn muốn vào vùng nào trên Vùng dữ liệu của PivotTable bởi vì chúng ta thường hay nhầm lẫn giữa RowsColumns.

Chọn PivotTable Options…

Chọn PivotTable Options …đổi giao diện thành kiểu cơ bản bằng cách nhấn chuột phải vào vùng tài liệu của Pivottable > Chọn PivotTable Options …

Bước 4: Hộp thoại PivotTable Options hiện lên > Chọn thẻ Display > Chọn Classic PivotTable layout (enables dragging of fields in the grid) > Nhấn Ok.

Nhấn Ok.

Nhấn Ok .Hộp thoại PivotTable Options hiện lên > Chọn thẻ Display > Chọn Classic PivotTable layout ( enables dragging of fields in the grid ) > Nhấn Ok .

Bước 5: Kéo các trường thích hợp vào các vùng tương ứng (bạn có thể kéo trực tiếp vào vùng PivotTable hoặc cũng có thể kéo xuống cái ô phía dưới).

Trong đó:

  • Filters: là bộ lọc báo cáo ( bộ lọc này có khá nhiều tính năng, các bạn có thể tham khảo ở mục dưới nhé).
  • Columns: Dữ liệu hiển thị theo cột.
  • Rows: Dữ liệu hiển thị theo dòng.
  • Values: Giá trị chủ yếu là số.

Nhấn Ok

Nhấn OkKéo những trường thích hợp vào những vùng tương ứng

2. Ví dụ giải bài tập PivotTable

Sau đây mình sẽ thực thi 1 ví dụ để diễn đạt cụ thể nhất cách làm khi vận dụng vào những bài báo cáo giải trình, hãy cùng xem nhé ! !

Đầu tiên chúng ta có ví dụ như sau. Sau khi đọc đề bài thì mình sẽ phân tích như thế này, để tổng hợp dữ liệu của từng nhân viên thì chúng ta phải đưa cột Họ tên vào phần Rows, theo từng mặt hàng thì phải đưa vào phần Column, tiếp theo đó để tính được tổng số lượng mỗi nhân viên bán được thì chúng ta phải đưa Số lượng bán vào phần Value. Cuối cùng phần lọc theo tháng 1 thì chúng ta phải đưa Ngày vào Bộ lọc Filters (mình sẽ hướng dẫn ký hơn phần bộ lọc Filter này ở mục 3 nhé!!!)

 Ví dụ giải bài tập PivotTable

Ví dụ giải bài tập PivotTableVí dụ

Bước 1: Bạn hãy chọn thẻ Insert > Chọn PivotTable để lấy bảng PivotTable ra nhé.

Chọn PivotTable

Chọn PivotTablechọn thẻ Insert > Chọn PivotTable

Bước 2: Ở ô Table/Range chọn vùng dữ liệu của ví dụ > Chọn 1 ô trên trang tính > Nhấn OK

Lưu ý: Đối với các bài có Tên bảng với phần Tổng trải dài qua các ô như trên ví dụ thì lúc chọn Table/Range các bạn đừng chọn Tên bảng và Tổng nhé!! Vì như vậy PivotTable sẽ bị lỗi và không thể xuất hiện được.

Nhấn OK

Nhấn OKTable / Range chọn vùng tài liệu của ví dụ > Chọn 1 ô bất kể trên trang tính > Nhấn OK

Bước 3: Bạn điều hướng theo như bước 3 và 4 bên trên nhé!! Đầu tiên nhấp chuột phải vào vùng PivotTable > Chọn PivotTable Options… > Hộp thoại PivotTable Options hiện lên > Chọn thẻ Display > Chọn Classic PivotTable layout (enables dragging of fields in the grid) > Nhấn Ok.

Bước 4: Kéo các tiêu đề đề bài yêu cầu theo số thứ tự giống nhau vào đúng ô và bạn đã hoàn thành sơ lược bảng báo cáo theo đề bài rồi. Tiếp theo chúng ta sẽ thêm bộ lọc Filter vào nhé.

Kéo những tài liệu cần báo cáo giải trình vào đúng phần mình muốn

Bước 5: Bảng PivotTable sau khi đã kéo dữ liệu vào.

Bảng PivotTable sau khi đã kéo dữ liệu vào

Bảng PivotTable sau khi đã kéo tài liệu vàoBảng PivotTable sau khi đã kéo tài liệu vào

3. Cách sử dụng bộ lọc báo cáo (Filters)

Bộ lọc báo cáo giải trình ( Filters ) được cho phép bạn lọc và quan sát những tài liệu của từng giá trị và những giá trị có tương quan đến giá trị bạn cho vào bộ lọc báo cáo giải trình .

Giống như ví dụ trên, đề bài yêu cầu chúng ta phân trang theo tháng 1 thì chúng ta phải nhóm các ngày trong tháng 1 lại thành 1 từng nhóm theo tháng bằng chức năng Group vd: tháng 1, tháng 2, tháng 3,… trước như sau:

Bước 1: Kéo ngày tháng vào phần Rows (để thực hiện được thao tác Group bắt buộc các dữ liệu muốn chuyển đổi phải nằm ở phần Rows)

Kéo ngày tháng vào phần Rows

Kéo ngày tháng vào phần RowsKéo ngày tháng vào phần RowsĐịnh dạng của bảng PivotTable sẽ đổi khác như sau :

Định dạng của bảng PivotTable sẽ thay đổi

Định dạng của bảng PivotTable sẽ biến hóaĐịnh dạng của bảng PivotTable sẽ đổi khác

Bước 2: Nhấn chuột phải vào ô Ngày > Chọn Group.

Chọn Group

Chọn GroupNhấn chuột phải vào ô Ngày > Chọn Group .

Bước 3: Hộp thoại Grouping hiện lên > Chọn theo định dạng mà đề bài yêu cầu:

Trong đó:

  • Seconds: Theo giây
  • Minutes: Theo phút
  • Hours: Theo giờ
  • Days: Theo ngày (bạn có thể chọn thời gian trong bao nhiêu ngày, vd: number of days là 2 sẽ là từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 2 tháng 1)
  • Months: Theo tháng
  • Quarters: Theo quý ( 1 quý có 3 tháng)
  • Years: Theo năm.

Ở đây mình chọn Months vì đề bài yêu cầu

Sau khi chọn xong và nhấn Ok thì phần Ngày ban đầu đã biến thành Months.

Hộp thoại Grouping hiện lên > Chọn theo định dạng mà đề bài yêu cầu” class=”lazy” height=”412″ src=”https://cdn.tgdd.vn//GameApp/1307117//Screenshot(164)-800×412.jpg” title=”Hộp thoại Grouping hiện lên > Chọn theo định dạng mà đề bài yêu cầu” width=”800″/></p>
<p>Hộp thoại Grouping hiện lên > Chọn theo định dạng mà đề bài nhu yếuHộp thoại Grouping hiện lên > Chọn theo định dạng mà đề bài nhu yếu</p>
<p><strong>Bước 4:</strong> <strong>Đổi lại tên</strong> của phần <strong>Ngày</strong> vừa đổi thành <strong>Tháng</strong> như sau:</p>
<p><img loading=

Đổi lại tên của phần Ngày vừa đổi thành ThángĐổi lại tên của phần Ngày vừa đổi thành Tháng

Bước 5: Kéo thẻ Tháng vừa đổi lên Filters

Kéo thẻ Tháng vừa đổi lên Filters

Kéo thẻ Tháng vừa đổi lên FiltersKéo thẻ Tháng vừa đổi lên Filters

Bước 6: Chọn tháng cần lọc theo yêu cầu đề bài, ở đây là tháng 1.

Chọn tháng cần lọc theo yêu cầu đề bài, ở đây là tháng 1.

Chọn tháng cần lọc theo nhu yếu đề bài, ở đây là tháng 1 .Chọn tháng cần lọc theo nhu yếu đề bài, ở đây là tháng 1 .

3. Cách xóa hoàn toàn dữ liệu trong vùng PivotTable

Thực hiện cách xóa này sẽ không tác động ảnh hưởng đên tài liệu bắt đầu, ngoài những cách này sẽ xóa trọn vẹn bảng PivotTable đang sử dụng, bạn hãy xem xét trước khi xóa nhé ! !

Bước 1: Nhấn giữ chuột trái ở ô bên ngoài vùng dữ liệu của PivotTablequét hết bảng PivotTable.

Lưu ý: Không được quét từ những ô bên trong vùng dữ liệu vì như vậy bạn chỉ xóa được dữ liệu bên trong PivotTable chứ không thể xóa hết hoàn toàn PivotTable được.

Nhấn giữ chuột trái ở ô bên ngoài vùng dữ liệu của PivotTable và quét hết bảng PivotTable.

Nhấn giữ chuột trái ở ô bên ngoài vùng tài liệu của PivotTable và quét hết bảng PivotTable .Nhấn giữ chuột trái ở ô bên ngoài vùng tài liệu của PivotTable và quét hết bảng PivotTable .

Bước 2: Bấm Delete trên bàn phím và hoàn thành.

Đó là cách sử dụng PivotTable trong Excel đơn giản nhất, bạn hãy tham khảo và làm theo nhé, nếu có thắc mắc gì về cách sử dụng lệnh này hãy để lại bình luận bên dưới, còn nếu thấy hay hãy chia sẻ bài viết cho mọi người cùng xem nhé. Chúc bạn thành công!!!

7.764 lượt xem

Bạn có làm được hướng dẫn này không ?



Không

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.